¿Qué debo saber del Canal de Integridad ?


¿Por qué debo usarlo?

 

El Canal de Integridad ayuda a mejorar y fortalecer la cultura ética, permitiendo tomar acción oportuna ante posibles irregularidades que afecten la reputación de la empresa o del Grupo.

 

Todos los colaboradores son responsables de actuar de acuerdo con el Código de Ética y Conducta. Esto implica también la obligación de reportar sus preocupaciones acerca de incumplimientos potenciales o reales

¿Cuándo debo usarlo?

 

Se debe utilizar cuando el colaborador sabe o tiene motivos valederos para pensar que alguien vinculado a la empresa está cometiendo o planea cometer un acto ilegal o contrario al comportamiento ético esperado.

¿Qué debo reportar?

 

Se debe reportar cualquier sospecha de conducta no ética o ilegal relevante, violaciones a la legislación, regulaciones, políticas y procedimientos corporativos y al Código de Ética Conducta.

 

Ejemplos

- Actividades ilícitas

- Conflicto de intereses

- Pago de sobornos a funcionarios

- Solicitud de sobornos en licitaciones privadas

- Regalos y entretenimiento inapropiados

- Uso inapropiado de los activos de la empresa

- Utilización inadecuada o destrucción de registros de la empresa

- Robo de mercadería, inventarios o activos de la empresa

- Reporte adulterado de tiempo y gastos

- Falsificación de documentos

- Facturación fraudulenta

- Violaciones de confidencialidad

¿Qué información debo proporcionar?

 

La preocupación que se reporta a través del Canal de Integridad debe tener la mayor cantidad de información posible, de manera tal que facilite el análisis y la revisión de la situación reportada.

 

El detalle de la situación a reportar podrá responder a las siguientes preguntas:

- ¿Quién(es) es (son) el(los) responsable(s) / involucrado(s)?

- ¿Cuál(es) es (son) su(s) cargo(s) o posición(es)?

- ¿Qué hizo (hicieron)?

- ¿Qué sucedió?

- ¿Cuándo ocurrió?

- ¿Dónde ocurrió?

- ¿Por cuánto tiempo sucedió?

- ¿Todavía está ocurriendo?

- ¿Dónde existen evidencias o sustentos que puedan ser validados por la empresa?

- ¿Quién más conoce de esta situación?

- ¿Este hecho ha sido comunicado con anterioridad? ¿Cómo? ¿Qué pasó?

 

Recomendaciones

 

Explique con claridad y orden cronológico los hechos (no asuma que quien escuchará o leerá su declaración entiende del asunto).

 

Incluya todos los detalles y datos concretos que pueda (montos, fechas, personas, proveedores, características, productos).

 

Si cuenta con información que respalde su versión, hágala llegar electrónicamente, por fax o físicamente a través de los canales disponibles.

 

Mientras más información válida y verificable proporcione, mayor es la probabilidad de que su caso sea exitosamente validado por el Comité de Cumplimiento.

 

Se le recomienda proporcionar a la compañía profesional independiente algún mecanismo para contactarlo posteriormente para hacerle cualquier consulta respecto a la preocupación planteada o coordinar la obtención de evidencias adicionales (ello puede hacerlo, por ejemplo, brindando un correo electrónico a nombre de un pseudónimo creado para este fin).

¿Cómo se va a utilizar la información?

 

Todas las preocupaciones planteadas serán registradas y revisadas por el Comité de Cumplimiento para evaluar si cuentan con elementos suficientes para ser consideradas.

 

Algunas, según la evidencia recibida, podrán resolverse sin que se requiera una validación mayor. Sin embargo, otras requerirán ser investigadas bajo supervisión del Comité de Cumplimiento, quien podrá, a su discreción, consultar o contratar a consultores, auditores, investigadores o abogados externos para asistir en la investigación y en el análisis de los resultados.

 

Confidencialidad

 

Al realizar las investigaciones, la empresa respetará la confidencialidad del caso, el anonimato del colaborador que proporcionó la información, y hará máximos esfuerzos por mantener las identidades dentro de la mayor reserva posible, de forma congruente con la necesidad de llevar a cabo una revisión minuciosa.

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